Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir als die datenschutzrechtlich Verantwortlichen möchten, dass Sie sich im Rahmen Ihrer Arbeit hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten wohlfühlen. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Beachtung der deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Dadurch hat der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten für uns oberste Priorität. In Übereinstimmung mit den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre Rechte.

Als Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin sollte Ihnen bewusst sein, dass wir als Arbeitgeber einige personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten und dazu in den meisten Fällen gesetzlich oder vertraglich verpflichtet sind. Mit nachstehenden Informationen möchten wir Sie darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Einzelnen umgehen:

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ist die

Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die

DataCo GmbH
Dachauer Str. 65
80335 München
Tel.: +49 (0) 89 7400 458 40
E-Mail: datenschutz@dataguard.de
Webseite: www.dataguard.de

a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten zu Ihrer Person:

• Vorname
• Nachname
• Anrede
• Geburtsdatum und Geburtsort
• Reisepassdaten / Personalausweisdaten
• Anschrift
• Angaben zu Kindern
• Beendigungsdokumente (Kündigungsschreiben, Abmahnungen, Aufhebungsverträge, Schlusszeugnis)
• Arbeitsvertrag, inklusive Nachträge und Ergänzungen zum Arbeitsvertrag (Lohn- und Gehaltsänderungen)
• Arbeitsvertragliche Weisungen, sonstige auf das Arbeitsverhältnis bezogene Korrespondenz
• Aufzeichnungen des Betriebsarztes, soweit dem Arbeitgeber ein Unterrichtungsanspruch zusteht
• Behördliches Führungszeugnis
• Arbeitszeiten, Einsatzzeiten, Überstunden,
• Berichte über Arbeitsunfälle
• Darlehen und Pfändungen
• Familienstand
• Foto
• Führungs- und Leistungsbeurteilungen
• Gegendarstellung zur Abmahnung
• Gesundheitsdaten
• Kontodaten
• Krankenkassendaten, Versicherungsnummer, Krankenversicherungsdokumente, wie etwa zu Höhe der Beträge
• Krankheitsbedingte Fehlzeiten, Ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Krankheitsbescheinigungen
• Notizen des Arbeitgebers beispielsweise über die Leistung des Arbeitnehmers
• Private E-Mail-Adresse
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Private Faxnummer
• Private Handynummer
• Private Telefonnummer
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Kirchensteuerpflichtigkeit, Personenstand, Unterhaltspflichten, Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis, Lohnsteuerfreibetrag, ggf. Gehaltsvorschüsse / Darlehen, Steuer-ID, Steuerklasse und Faktor, Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV, Rentenversicherungsträger
• Schlussberichte in Disziplinarverfahren, mitbestimmungspflichtige Verwarnungen und Betriebsbußen
• Sozialversicherungsnummer
• Staatsangehörigkeit
• Stellung innerhalb des Unternehmens
• Stellungnahmen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte
• Steuer-ID
• Titel und akademische Grade
• Werdegang / Lebenslauf
• Nachweise über schulische, hochschulische und berufliche Qualifikationen, wie z.B. Zeugnisse
• Leistungsbezogene Dokumente/Notizen, wie Zielvereinbarungen, Zwischenzeugnisse / Zeugnisse
• Informationen, zu Urlaubstage, Sabbatical
• Steuerliche Dokumente, wie z.B. Lohnsteuerunterlagen und Lohnsteuerjahresbescheinigungen
• Sozialversicherungsrechtliche Meldungen und Jahresmeldungen;
• Schwangerschaften und Niederkunft Informationen, Informationen zu Elternzeit
• Schwerbehinderungsnachweise u.ä.
• Personalnummer, IT-Benutzername
• Bei einer betrieblicher Altersvorsorge: Träger der betrieblichen Altersvorsorge
• Bei provisionsberechtigten Arbeitnehmern: Aufstellungen der für die Gehaltsfindung relevanten Umsätze

b. Zwecke der Datenverarbeitung

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses)
• Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Abrechnung Ihrer Auslagen und Ihres Arbeitsentgeltes (insb. die Erstellung der Auslagenberechnungen und Lohnabrechnungen)
• Dokumentation Ihres Arbeitsverhältnisses (insb. in unserer Personalakte)
• Kommunikation (Telefon, E-Mail, Videokonferenzen)
• Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen, gesetzlichen, tarifvertraglichen. Lohnsteuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis
• Archivierung für die Wahrung unserer Rechtsansprüche und Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auch nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses
• Datenvernichtung und Löschung nach dem Wegfall des Archivierungszwecks

c. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung:

Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG
Falls Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG verarbeitet Beispiel hierfür sind häufig Einwilligung zur Publikation von Namen und/oder Fotos im Internet/Intranet/Flyern/etc.

Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO
Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Begründung, der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.  Erforderlich für das Beschäftigungsverhältnis sind in der Regel Name und Adresse für den Arbeitsvertrag.

Rechtliche Verpflichtungen – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO
Soweit erforderlich, sind wir rechtlich dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO. Unsere gesetzlichen Pflichten ergeben sich insbesondere aus folgenden Vorschriften:

• 312 Sozialgesetzbuch III (SGB III) – Arbeitsbescheinigung gegenüber der Bundesagentur für Arbeit
• 28a Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) – Meldepflicht bei den Behörden
• 198 Sozialgesetzbuch V (SGB V) – Meldepflicht für versicherungspflichtig Beschäftigte
• 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – Aufzeichnung der Arbeitszeit
• § 49, 50 Abs. 2 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) – Auskunft und Vorlage von Verzeichnissen an die Behörden
• 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) – Aufzeichnung der Arbeitszeit
• 27 Mutterschaftsgesetz (MuSchG) – Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden
• 17c Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) – Erstellen und Bereithalten von Dokumenten

Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO
Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere aus den folgenden Gründen:

• Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• im Rahmen von Personal-, IT- oder anderen Belangen

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Ausübung von Rechten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.
Soweit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich ist, damit wir die aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erwachsenden Rechte und Pflichten erfüllen können, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG verarbeitet.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO
Falls Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. der Gesundheitsdaten, der Religionszugehörigkeit oder der Nationalität erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO verarbeitet.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, die öffentlich gemacht wurden – Art. 9 Abs. 2 lit e DS-GVO 
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, die Sie offensichtlich öffentlich gemacht haben, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit e DS-GVO verarbeitet.

Verarbeitung zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte – Art. 9 Abs. 1 lit. f DS-GVO
Soweit erforderlich, werden Ihre Daten zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. bei Handlungen der Gerichte verarbeitet.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, Arbeitsmedizin oder Beurteilung der Arbeitsfähigkeit – Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO
Soweit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der Arbeitsmedizin oder für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten erfolgt, werden Ihre Daten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO verarbeitet.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:

• Bankinstitute
• Behörden (z.B. Finanzämter, Rentenversicherungsträger)
• Krankenkassen
• Lohnbüros
• Steuerberater & Wirtschaftsprüfer
• Rechtsanwälte
• Auftragsverarbeiter wie Agenturen und Softwareanbieter für Videostreaming oder Videokonferenzen

Die Übermittlung der Daten an o.g. Empfänger erfolgt grundsätzlich zu Abrechnungszwecken, zur Erfüllung unserer arbeitsvertraglichen, gesetzlichen, tarifvertraglichen. Lohnsteuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen und zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen (soweit erforderlich).

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, die in einem Land außerhalb der EU/des EWR ansässig sind:

• Microsoft Corporation

Im Fall der Auftragsverarbeiter und Dienstleister außerhalb der EU/des EWR werden Ihre o.g. personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet, soweit dies Gegenstand unserer Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO mit diesen Empfängern ist.

Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten, die während der Bereitstellung relevanter Produkte und Dienstleistungen erhoben und erzeugt werden, auf unseren Servern in der Europäischen Union gespeichert. Da die Anbieter unserer Softwarelösungen u.a. ihre Produkte und/oder Dienstleistungen auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen und Servern weltweit anbieten, können Ihre personenbezogenen Daten an andere Rechtsordnung außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder von einer solchen Rechtsordnung außerhalb der Europäischen Union abgerufen werden. Insbesondere werden personenbezogene Daten an das Drittland USA i.S.v. Art. 15 Abs. 2 DS-GVO übermittelt. Um bei der Datenübermittlung in ein Drittland den Fortbestand des notwendigen Schutzniveaus sicherzustellen, werden zu diesem Zwecke vertragliche Maßnahmen vereinbart. Der Softwareanbieter hat seinen eingetragenen Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika, die nicht als Anbieter eines angemessenen Datenschutzniveaus anerkannt wurde. Zur Gewährleistung von geeigneten Garantien zum Schutz der Übermittlung und der Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU erfolgt die Datenübermittlung an und Datenverarbeitung durch unsere Dienstleister auf Basis geeigneter Garantien nach Art. 46 ff DSGVO, insbesondere durch den Abschluss von sogenannten Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten löschen, sobald die unter Ziff. 3 genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen, Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (s. Ziff. 9) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondere in folgenden Fällen:

• soweit noch offene Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis bestehen
• wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche (insb. aus HGB, StGB und AO) oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
• wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist.

Aus gesetzlichen Bestimmungen ergeben sich für uns insbesondere folgende Speicherfristen:

• § 199 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) –30 Jahre (Unterlagen zu Haftungsfällen)
• 18a Betriebsrentengesetz (BetrAVG) – 30 Jahre (Unterlagen in Bezug auf betriebliche Altersversorgung
• 147 Abs. 1, Abs. 3 Abgabenordnung (AO) – bis zu 10 Jahren (steuerlich relevante Unterlagen, Reiseplanung von Dienstreisen)
• 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB) – 10 Jahre (Gehaltslisten)
• 41 Abs. 1 Einkommenssteuergesetz (EStG) – 6 Jahre (Lohnkonten, Fahrkostenerstattungen)
• 28f Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) – 5 Jahre (Entgeltunterlagen mit Bezug zur Sozialversicherung)
• 13 Erste Rechtsverordnung zur Durchführung des Heimarbeitsgesetzes (HAGDV 1)) – 3 Jahre (Heimarbeit-Entgeltbelege)
• 7 Abs. 2 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) – 3 Jahre (Arbeitnehmerüberlassung – Geschäftsunterlagen des Verleihers)
• 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – 2 Jahre (Arbeitszeitnachweise)
• 50 Abs. 2 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) – 2 Jahre (Verzeichnisse)
• 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) – 2 Jahre (Arbeitszeit bei Mindestarbeitsvergütungen nach dem Mindestlohngesetz)
• 27 Abs. 5 Mutterschaftsgesetz – 2 Jahre (Mutterschutz-Unterlagen)

Ihre Daten werden eingeschränkt abgespeichert, wenn die Speicherung allein zum Zweck der Erfüllung einer Aufbewahrungspflicht erfolgt.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
• Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
• Diese können Sie erreichen unter:
  Landesbeauftragte für Datenschutz und
  Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
  Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf
  Telefon: 0211 38424-0
  Telefax: 0211 38424-999
  E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
  Web: www.ldi.nrw.de

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die auf Grund von Art. 6 Abs. 1 lit. e der DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, Art. 21 Abs. 1 DS-GVO. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Interessen für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen.

Wenn Sie der Verarbeitung durch den Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet (siehe insbesondere die unter „3. c. (…)“ aufgezählte Normen) sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen abzuschließen und durchzuführen.

Wir nutzen die Daten, die Sie uns zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zur Verfügung stellen. 

Darunter sind insbesondere zu Ihrer Identifikation (wie Ihren  Namen und Ihre Kontaktdaten), zu Ihrer Qualifikation (schulisch, akademisch und beruflich), zu Ihrer Stellung und Anwesenheit bei uns, zur Dokumentation Ihres Arbeitsverhältnisses (wie Ihre Personalakte), zur Abrechnung Ihrer Auslagen und Ihres Arbeitsentgeltes (wie Ihre Bankverbindung, Ihre Auslagenabrechnungen und Ihre Lohnabrechnungen) und zur Erfüllung der Meldepflichten im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis (wie Ihre Krankenversicherung, Ihre Sozialversicherungsnummer und Ihre Steueridentifikationsnummer).

Weitere Quellen: 

Manche Daten erhalten wir im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auch von anderen Quellen. Beispiel: Unter Angabe Ihrer Steueridentifikationsnummer rufen wir bei den Finanzbehörden Ihre jeweils aktuellen Lohn- und Kirchensteuersteuermerkmale ab.

Diese Datenhinweise wurde mit Unterstützung von DataGuard erstellt.